Máte elektronický podpis? A můžu ho vidět?
Moderní systémy nabízejí nespočet užitečných funkcí, z nichž mnohé doslova bourají zažité postupy. Jednou z nich je například elektronický podpis dokumentů, který vede k zajímavým úsporám, zrychlení administrativy a zvýšení jejího zabezpečení. Na toto téma jsme hovořili s Petrem Atanasčevem, ředitelem produktového marketingu Konica Minolta Business Solutions Czech.
Petr Atanasčev, ředitel produktového marketingu Konica Minolta Business Solutions Czech. Foto: Konica Minolta
Mají české firmy o elektronické popisy zájem?
Zájem je a neustále roste. Bez podpisu se dnes neobejde prakticky žádný dokument, a tak má toto řešení potenciál zefektivnit fungování naprosto každému. Elektronické podepisování se stává standardem, jakým byl dříve například fax.
K čemu se firmám elektronický podpis hodí?
Takto je možné podepisovat cca 90 % běžné administrativní agendy, jako jsou smlouvy, objednávky, faktury, předávací protokoly, souhlasy se zpracováním údajů nebo třeba interní zaměstnanecké dokumenty. S naším řešením navíc podepisující strany nemusí mít žádné extra vybavení či certifikáty. V zásadě stačí pouze mobil, tablet nebo počítač a připojení k internetu. Pro vyšší důvěryhodnost nabízíme integraci s bankovní identitou nebo ověřování vůči AML databázi. Elektronicky podepsané dokumenty jsou plně souladu s legislativou členských států EU, vyhovují nařízení eIDAS a zákonu o praní špinavých peněz (AML) za účelem ochrany podepisujících stran.
Hovořil jste o přínosech. V čem konkrétně tato funkce firmám pomůže?
Výrazně se zkrátí doba zpracování dokumentů. Například u smluv je podle našich zkušeností díky elektronickému podepisování více než 80 % schváleno za méně než jeden den. Oproti tomu tradiční postup mnohdy zabere i několik týdnů. Vyžaduje tisk smlouvy a postupné zasílání originálu poštou k podpisu všem zúčastněným stranám. To s sebou samozřejmě nese i rizika zpoždění, ztráty, znehodnocení a podobně. Dalším přínosem je tedy zvýšení zabezpečení a transparentnosti celého procesu. A do třetice tu je úspora nákladů. Opět vycházíme z analýz, kdy průměrná cena schválení fyzické smlouvy vyjde zhruba na necelých 200 korun. Sestává z ceny práce zaměstnance, poplatků na poště nebo ceny kurýrních služeb, obálek a podobně. Oproti tomu cena schválení smlouvy s využitím elektronického dokumentu vychází na 50 korun. Hovoříme tedy o úspoře až 75 %.
