Obchod bez EDI si potravináři nedokážou představit

Již více než 20 let probíhá v České republice rutinní EDI komunikace mezi obchodními řetězci a jejich dodavateli a postupně narostla do současného objemu výměny desetitisíců zpráv denně. Vzhledem k charakteru a objemu produkce patřili dodavatelé z potravinářského průmyslu v této oblasti k jedněm z prvních, kdo EDI implementovali. Nyní při komunikaci se svými odběrateli využívají plně automatický proces příjmu EDI objednávek, který u velkých dodavatelů umožňuje snadno automatizovaně zpracovat stovky objednávek denně v podstatě bez zásahu lidské ruky. Následně jsou při dodávce zboží automatizovaně generovány elektronické dodací listy následované elektronickými fakturami.

Aby bylo dosaženo očekávaných výsledků, tak je proces elektronické fakturace formalizován i z hlediska zpětné vazby obchodních řetězců, kdy jsou dodavatelé informování EDI zprávou APERAK (aplikační potvrzení) o výsledku formálních kontrol faktur nebo dodacích listů a o EDI zprávou COMDIS (Obchodní námitka) o výsledku obchodní kontroly faktur – správnost dodaného množství, ceny atd.

Je zřejmé, že obchodní partneři jsou tak na správnosti a spolehlivosti těchto procesů velmi závislí. Svoji procesní závislost si však dodavatelé a obchodní řetězce obvykle uvědomí, až když náhodou nastane nějaký nepředvídaný problém, a proto by pro ně měla být také důležitá volba EDI poskytovatele, který je schopen poskytnout nejen dostatečnou spolehlivost, ale i okamžitou součinnost při řešení případných problémů, a to i na straně zákazníka. EDI poskytovatel také obvykle zabezpečuje řadu doplňkových služeb, jako je například archivace EDI dokumentů v důvěryhodném archivu.

Prostřednictvím EDI lze plně řídit logistické operace

Někteří dodavatelé šli v implementaci EDI a v digitalizaci řízení logistických toků ještě dále a implementovali EDI pro kompletní řízení svých logistických operací ve spojení s logistickými providery. Scénář komunikace, který se v jednotlivých implementacích drobně odlišuje v použitých druzích EDI zpráv, většinou pokrývá tyto základní oblasti:

• Výměnu kmenových dat o zboží a informací o partnerech včetně odběratelů
• Řízení příjmu zboží na sklad z jednotlivých výrobních závodů
• Řízení dodávek zboží k odběratelům
• Řízení interních operací se zbožím v rámci skladu včetně Co-Packingu a podobně
• Informace o stavu skladu

Komunikace zabezpečuje kompletní vzájemnou obousměrnou datovou výměnu tak, aby měl i dodavatel ve svém informačním systému k dispozici celkový obraz operací probíhajících u logistického providera. Příkladem je typový scénář komunikace znázorněný na obrázku 1.

Obr. 1: Vzorový scénář EDI komunikace při komplexním řízení logistických operací

Veškerá komunikace začíná nezbytnou výměnou kmenových dat o skladovaném sortimentu prostřednictvím zprávy PRODAT anebo PRICAT. Pro logistické operace jsou kromě identifikace položek prostřednictvím GTIN kódů obvykle potřebné informace o všech úrovních balení od spotřebitelské jednotky přes distribuční jednotky až po palety včetně všech logistických údajů, jako jsou rozměry, hmotnost, požadovaná minimální trvanlivost od dodání, informace k manipulaci se zbožím, ke skladování a podobně. Formou zprávy PARTIN jsou pak vyměňovány informace o partnerech, zejména odběratelích včetně GLN kódů jednotlivých dodacích míst.

Dodavatel zná vždy aktuální stav svého skladu u providera

Dodávky zboží z výrobních závodů jsou avizovány prostřednictvím zpráv DESADV – avízo o dodávce buď ve standardní podobě, anebo v paletové podobě s SSCC kódem. Dodací list často obsahuje i údaje o šaržích a exspiracích zboží. Jako potvrzení příjmu je pak zasílána elektronická příjemka – zpráva RECADV. To umožňuje dodavateli mít ve svém informačním systému aktuální stav svého skladu u logistického providera. Dodávky k odběratelům jsou ze strany zákazníků logistického providera řízeny prostřednictvím zprávy INSDES – instrukce k dodávce. Zpráva je generována v informačním systému dodavatele na základě objednávek od odběratelů a pokrývá instrukce k dodávkám všem odběratelům bez ohledu na to, zda využívají, nebo nevyužívají EDI komunikaci.

O stavu plnění dodávky pro odběratele je dodavatel informován zprávou OSTRPT – Orders status report. Tato zpráva je obvykle generována v různých bodech procesu dodávky a zákazník logistického providera tak může online sledovat ve svém informačním systému celý průběh dodávky. Nejčastějšími sledovanými body jsou vychystání zboží, naložení a odjezd kamionu a potvrzení provedení dodávky k odběrateli. Ze strany logistických providerů jsou také často generovány jménem zákazníků EDI dodací listy odběratelům, zejména v případě požadavku na paletové dodací listy s SSCC kódy. Rovněž může být vyhodnocována elektronická příjemka ze strany odběratelů. V některých případech jsou zákazníkovi logistického providera zasílány i zprávy DESADV s uvedením šarží a exspirací zboží dodávaného k odběrateli.

Komplexní řízení logistiky včetně méně obvyklých operací

Prostřednictvím zprávy HANMOV – instrukce k manipulaci pak mohou dodavatelé řídit provádění skladových operací ve skladech logistického providera například včetně Co-Packingu a podobně. Provedení operací je zpětně potvrzováno pohybovou verzí zprávy INVRPT – Inventory report, kterou je dodavatel informován o pohybech konkrétního zboží mezi jednotlivými lokacemi skladu. Na konci dne je pak vytvářena stavová zpráva INVRPT informující o stavech skladu včetně případného dělení podle šarží a exspirací zboží.

Kompletní implementace vzájemné EDI komunikace tak umožňuje zákazníkům logistického providera komplexní řízení logistických operací, případně i včetně méně obvyklých operací, jako je zpětný svoz vráceného zboží od obchodních řetězců a podobně. Rovněž dodavatelé získávají plný obraz probíhajících operací ve svém informačním systému téměř v reálném čase. U některých zákazníků jsou v jejich informačním systému například i v reálném čase generovány dodací listy pro jejich odběratele. Obdobným způsobem jsou řízeny logistické operace i ze strany obchodních řetězců, pokud jim logistický provider poskytuje logistické služby.

Implementace EDI poskytuje výhody oběma stranám

Řešení oběma stranám poskytuje rychlou a bezchybnou elektronickou komunikaci; při vzájemné výměně stovek zpráv za den si lze jen obtížně představit jinou variantu komunikace. Dodavatelé také získávají obraz o veškerých logistických operacích přímo ve svých informačních systémech. Velkým nadnárodním společnostem uvedený přístup také umožňuje unifikaci komunikace s logistickými providery v různých zemích. Mezi hlavní přínosy patří:

• Plné elektronické řízení logistických operací ze strany zákazníka
• Bezchybná výměna stovek dokumentů za den s jednotlivými zákazníky
• Přesná kmenová data
• Úplný obraz logistických operací v informačním systému dodavatele
• Unifikovaný interface pro komunikaci s logistickými providery v různých zemích
• EDI komunikace s odběrateli jménem zákazníka logistického providera

Ing. Milan Mikula, Ph.D. - Autor článku působí jako Solutions Manager ve společnosti EDITEL CZ.