Jaké jsou předpoklady úspěšné digitalizace HR agendy
Dobře víme, že když udeřila pandemie, byly to zejména technologie, které nám pomohly „nezbláznit se“. Streamovací služby plné hudby, filmů i podcastů a sociální sítě vyplnily náš volný čas. V práci to byly zase konferenční hovory přes známé platformy a další cloudové služby obstarávající nezbytnou pracovní agendu.
V mnoha oblastech se život pomalu vrátil do starých kolejí. Ti, kteří chtěli, se do práce již fyzicky vrátili. Avšak technologie, které urychlily digitalizaci podniků, naštěstí zůstaly. A budou určovat trendy i v dalších obdobích. Změny by přišly tak jako tak, ale pandemie celý proces urychlila zhruba o 10 let. Které HR oblasti byly ovlivněny nejvíce?
Cloud jako pomocník při náhlé změně pracovních návyků
HR oddělení se často digitalizují jako první a jinak tomu nebylo ani ve firmách, které v uplynulém roce teprve s digitalizací začaly. Je to pochopitelné – od IT týmů si většina slibuje zejména ulehčení administrativy, a právě té mají personalisté požehnaně.
Společnosti se v první covidové vlně rozhlížely po trhu s cloudovými systémy a hledaly řešení pro:
- Docházku: Aby nahradily fyzické terminály na pobočkách, které jim najednou byly k ničemu, za virtuální evidenci docházky.
- Nábor zaměstnanců: Personalisté museli vyřešit nábor a nástup, případně ukončení zaměstnaneckého poměru, téměř výlučně online – ani v pandemii pracovní trh rozhodně nezahálel.
- Oběh faktur a jiných dokumentů: Hledaly se způsoby, jak pomocí digitalizace distribuovat dokumenty ke schválení příslušným zaměstnancům (typickým příkladem je schvalování nákupních faktur).
Jaké jsou předpoklady úspěšné implementace?
Přechod od softwarů ke cloudovým systémům přinesl jednu významnou výhodu – do implementace nemusí být zapojeni zaměstnanci. Do jejich počítačů se nic neinstaluje. Nejčastěji dostanou jednoduchý uvítací e-mail, vygenerují si heslo a mohou začít pracovat. Cloud tak odboural častou námitku zaměstnanců, proč nepřecházet na nový systém – nechtělo se jim vynakládat příliš velké úsilí.
Změna sama o sobě bývá přijímána velmi těžce. Zaměstnanci musí být přesvědčeni, že učit se pracovat s novým systémem jim přinese usnadnění práce. Také je potřeba ujistit je, že pokud jim ubudou úkoly a procesy se digitalizují, nepřijdou o práci. Firma šetří primárně na tom, že nemusí zvyšovat počet zaměstnanců, nejde o to, aby mohla propouštět. Mnozí zaměstnanci to tak nevnímají a skutečně mají strach o svou budoucnost, čímž vzniká odpor vůči změně. Proto je klíčové, jak se transformace prezentuje v týmu.
Ze zmíněných důvodů je výhodné začínat se systémem, jehož se zaměstnanci sami dožadují. Když jim firma splní, co si přejí (například uživatelsky přívětivější docházkový systém, elektronickou rezervaci parkovacího nebo kancelářského místa, online distribuci výplatních pásek), bude snazší zavádět další potřebné změny.
K osvědčeným postupům patří i možnost začít při digitalizaci malými oblastmi. Tedy úzkým funkčním celkem, který naimplementujeme rychle, za málo peněz a klient okamžitě vidí přidanou hodnotu. Následně se podle potřeby přidávají další moduly. Klient se vyhne kupování „zajíce v pytli“, naopak díky tomuto postupu doplňuje již vyzkoušený systém. Výhodou také je, že investice se rozloží v čase, což je z pohledu cash flow plusem pro klienta i pro dodavatele.
Důsledně přistupujte i ke školením, nejlépe v tomto směru udělejte jakýsi „krok navíc“. Hlavně v prvních dnech využívání nového systému může dodavatel nabídnout speciální podpůrný kanál (například skupinu v Teams), kde mohou zaměstnanci operativně řešit problémy se systémem.
Dělá se to také v případě potřeby provedení větší akce v systému. Příkladem může být první měsíční uzávěrka docházky v novém docházkovém systému. Zaměstnanec bývá výrazně klidnější a systému odpustí i úvodní chybičky, pokud si nevyměňuje zdlouhavé e-maily s podporou, ale napíše jim ve skupině třeba na sociální/intranetové síti. Případně má možnost přijít do zasedačky, kde se dočasně zabydlí dodavatelův tým, a dočká se téměř okamžité odpovědi.
Úvodní školení se před pandemií dělávala pro skupiny osob fyzicky přítomné v zasedacích místnostech. Dnes je vše jinak; školí se hromadně online, akce se nahrává a dodatečně je dostupná každému, kdo se nemohl zúčastnit nebo nastoupil do zaměstnání později.
Čeho se vyvarovat?
Nesmíme zapomínat, že většina HR úkolů podléhá přísné legislativě. Proto by nebylo dobré nechat se zlákat pouze vizuálem a funkcemi nového systému. Možná získáte pěkný, rychlý a moderní nástroj, ale pokud vám nebude kontrolovat legislativu, práci vám moc neulehčí. Platí to pro evidenci docházky, plánování směn, vyúčtování pracovních cest i náborový proces.
Přestože cloudové systémy se oproti starším softwarovým řešením implementují nesrovnatelně snadněji a rychleji (často mluvíme o dnech), je třeba se připravit na to, že termín se v řadě případů prodlužuje. Náběh může být pomalejší, než očekáváte, mohou se vyskytnout problémy, a ať prezentujete změny sebepečlivěji, malá hrstka odpůrců se vždycky najde. Neberte to tragicky; chce-li se firma posouvat, dinosauři musí buď loď opustit, nebo se přizpůsobit. Na závěr to vždy dobře dopadne, a kdyby přece jen nedopadlo, neznamená to konec.
Bezpečnost dat již nebudí obavy
Firmy si uvědomují, že není čas na vývoj vlastních řešení, a koupě hotového systému s plnou podporou je volbou číslo jedna. Donedávna je brzdily obavy z bezpečnosti dat. Rozhodně to bývala nejčastější obava při výběru IT řešení. Bezpečnostní hrozby už byly časem tolikrát vyvráceny, že i tato otázka bývá kladena stále méně. Většina firem má vlastního IT specialistu nebo oddělení, které si dává pozor na výběr dodavatele a probere s ním všechny aspekty ochrany údajů klientů. Pro dodavatele řešení je bezpečnost dat na prvním místě, standardně má o GDPR a místní legislativě daleko lepší přehled než klient a utrácí na ochranu systému nepředstavitelné peníze. Dnes je tedy tato obava většinou zcela bezpředmětná.
 |
Soňa Výhonská Autorka článku je manažerkou marketingu a obchodu společnosti TULIP Solutions. |
