fb
IT Systems 10/2013 Účetní a ekonomické systémy 27. 11. 2013 15:08

Když systémy rostou

Vývoj ekonomických systémů pro malé a střední podniky

AssecoKde leží hranice mezi ekonomickým systémem a ERP? Dnes už je velmi těžké na tuto otázku odpovědět. Obecně platí, že výraz „ekonomický systém“ se používá v souvislosti se softwarem pro malé, případně střední firmy, a ERP naopak s tím, který je určen pro firmy větší či velké.

Vývoj ekonomických systémů je v současné době ovlivňován třemi hlavními rámci. Prvním z nich je legislativa, která odpovídá zákonům a nařízením země, v níž působí zákazník, jenž systém používá. To znamená, že v každé zemi musí výrobce systému hlídat změny v legislativě, tak aby systém byl vždy nastaven aktuálně.

Druhým je typ zákazníka a jeho procesy, které ho odlišují od konkurence. Jestliže je zákazníkem systému obchodní firma, má na něj bezpochyby odlišné nároky než firma výrobní, a ta opět jiné než účetní společnost. Výrobní firmu zajímá především, jakým způsobem systém řídí výrobu. Účetní firmu, jak jednoduše se dá zpracovat velké množství účetních dat třetích stran. Obchodní firma pak ocení co nejjednodušší správu kontaktů a objednávek, optimální skladové hospodářství a podobně.

Třetím rámcem ovlivňujícím vývoj ekonomického systému jsou technologie. Při vývoji je totiž třeba velmi pečlivě zvažovat, jaké technologie použijeme, aby zákazníci byly spokojeni, produkt byl životaschopný po technické stránce a nehrozilo brzké zastarání. V současné době je například třeba přihlížet k potřebě mobilního přístupu.

Informace pro vývoj

Informace vyplývající především z těchto hlavních tří rámců získávají pracovníci vývoje několika možnými cestami. O přísun těch, které se týkají legislativy, se starají analytici vývoje. Pokud se týká druhé oblasti, tam vývoj naslouchá přímo informacím od zákazníků, a to prostřednictvím konzultantů, kteří jsou s nimi v neustálém kontaktu. Dále ve spolupráci s obchodem a marketingem monitoruje trh jako celek a doplňuje do produktu obecně žádané vlastnosti. Jen tak lze totiž softwarový produkt skutečně přizpůsobit požadavkům trhu.

Pokud jde o technologie, je jednak třeba, aby pracovníci vývoje neustále drželi krok se současnými trendy, ale aby byli informováni i o trendech budoucích. A určitě není na škodu, pokud je mezi nimi nějaký „vizionář“.

Na základě všech získaných informací je tedy posléze vyvíjen softwarový produkt. Základním kritériem je, aby bylo možno jej nasadit v malých a středních firmách pokud možno napříč celým jejich spektrem. A také aby nasazení bylo co nejjednodušší a práce s ním se nemusel bát žádný uživatel.

Pro malé i pro větší

Přes veškerou flexibilitu však může nastat rozpor na hranici velikosti malých a středních firem, a to co se týče způsobu pořízení systému. Malé firmy zpravidla chtějí takový systém, který by si zakoupili, nasadil se tak, jak je, a mohli s ním neprodleně začít pracovat. Naopak střední firmy již dnes často chtějí pomocí systému řídit, ale také upravit firemní procesy. Zde tedy vývoj musí tento rozpor řešit a v rámci analýzy navrhnout postup, jak systém poskládat tak, aby byly takto odlišní zákazníci spokojeni. Proto se systém vnitřně dělí na menší části, které pak jsou nabízeny na míru dle potřeb klientů. Malá firma si může pořídit například jen fakturaci a účetnictví, nasadí je a provozuje. Vše, čeho se užívání ekonomického systému týká, je obvykle v rukou jednoho člověka či několika málo lidí a není třeba složitějších pracovních úkonů. Ve větší firmě už existují procesy, do nichž je zapojeno více osob. Procesy je potřeba systému popsat a k tomu mohou pak sloužit další rozšiřující části, jako nástroje pro přizpůsobení vzhledu a zadávacích formulářů, kontrol, schvalovacích postupů atd. Například vydanou fakturu před účtováním musí někdo schválit. Je třeba ověřit, že existují doklady předchozí, jako mohou být objednávky nebo další doklady související například s výrobou produktu dodaného zákazníkovi. Nakonec je odeslána vydaná faktura. Tím se udělalo dost kroků, které v případě malé firmy nikdo dělat nepotřeboval, ale teď je musí řešit ekonomický či informační systém a které jsou různé pro každou společnost.

Systém tedy musí obsahovat určitý základ – pevně danou funkčnost – ale i možnost, jak tento základ rozšířit. Cílem je udržet systém jednoduchý, ale rozšiřitelný.

Systém po kouskách

Ekonomický systém je tak rozdělený na části (technicky) a ty jsou pak dodávány v různých kombinacích (obchodně, branžové řešení) podle typu zákazníků. Případně moduly můžeme prodávat jen samostatně, takže zákazník má možnost si koupit jen ty, které opravdu potřebuje ke své činnosti. To pochopitelně vnímá pozitivně, protože jej systém pak stojí méně, než kdyby jej měl koupit kompletní, se vším, co dodavatel nabízí. Například je-li zákazníkem obchodní firma, může si pořídit pouze moduly pro podporu obchodování a účtování. Pokud však časem rozšíří svoji činnost nebo přijme více lidí, může si dokoupit další moduly. Řekněme, že se ten samý zákazník rozhodne některé výrobky nejen prodávat, ale i vyrábět. Ke stávajícím funkčnostem si potom může zakoupit moduly na řízení výroby, skladování, řízení lidských zdrojů a výrobních zařízení. Takto tedy může původně velmi skromný ekonomický systém se svým zákazníkem doslova růst.

Rozšiřování možností systému podle potřeb zákazníka dnes již není žádnou výjimkou a lze je provádět i kdykoli v průběhu jeho užívání. Uveďme příklady. Pro výrobní firmy může být zajímavé hlídat si oběh nářadí v rámci společnosti. Takovou činnost neprovádí každý, proto není obsažena v základu systému. Funkčnost je tedy vytvořena a navázána do systému v průběhu jeho životnosti. Nebo pro slovenský trh na základě legislativních změn, které zavedly fiskální pokladny, byla rozšířena stávající funkčnost pokladního prodeje o komunikaci a napojení systému na tuto pokladnu. Takových příkladů rozšiřování ekonomického systému by bylo možné uvést dlouhou řadu.

Systém vůči systémům

Vývoj ekonomického systému je zaměřen i na komunikaci nebo na integraci systému s dalšími systémy. Například v oblasti veřejné správy musí ekonomický systém umět komunikovat s dalšími, které daná instituce používá, například CSÚIS, základní registry, SSSZ, datové schránky, výkazy příspěvkových organizací. Neméně důležité je také napojení na e-shopy. Velmi užitečné je, pokud má producent ekonomického systému partnera, který e-shopy vyrábí. V takovém případě je už možné nabízet perfektně funkční kombinaci obou softwarů.

V současné době, kdy je jedním z hlavních trendů trhu IT mobilita, je samozřejmě velice důležité, aby ekonomický systém byl integrován s mobilními zařízeními. Je již zcela běžné, že jeho součástí je například „mobilní obchodník“ nebo „mobilní CRM“. Tyto součásti systému často vyvíjejí specializované firmy. Důvodem je, že firma, která se zabývá pouze těmito doplňky systému, se může více soustředit na to, aby tyto doplňky byly skutečně perfektní. Pro výrobce ekonomického systému je tedy důležité najít správné partnery, s jejichž produkty mohou být ty jeho integrovány, a tak nabízet širší možnost využití pro klienty své a dodavatelů mobilních aplikací.

Jak si sáhnout pro novinky

Jestliže vznikne taková úprava nebo jakákoli jiná novinka, je důležité ji jednoduše dostat ke konečnému uživateli. To je možné zajistit různými způsoby. Jedním z nich je například samostatný softwarový nástroj, jehož prostřednictvím si mohou zákazníci stahovat jak nové verze a nové funkcionality k rozšíření stávající instalace, tak různé doplňky systému. Zákazníci mohou stahovat například i konfigurace číselníků nebo uživatelské editory.

Budoucnost je za dveřmi

Změna je život, stagnace smrt. To platí obecně, ale v oblasti informačních technologií určitě nejvíc. Proto se ani vývoj informačních systémů nesmí nikdy zastavit na místě v domnění, že současný stav je ideální a v blízké budoucnosti na něm není třeba nic měnit. Producenti ekonomických systémů tedy už nyní pracují na produktech, které budou směřovat k zákazníkům za několik měsíců nebo za několik let. Jedním z cílů vývojářů je například maximální využití možností mobilních zařízení. Jde hlavně o změnu v chápání používání ekonomického systému prostřednictvím mobilního zařízení, které je odlišné od stolních počítačů. Vytváří se také nástroje, s jejichž pomocí bude programování výrazně jednodušší. Například technologie Delphi umožňuje spouštění jednoho zdrojového kódu na různých platformách. To pro budoucnost znamená, že bude možné efektivněji a rychleji dodávat multiplatformní řešení.

Z toho, co bylo výše naznačeno, je jasné, že potřeby zákazníků jsou nekonečné a technologické možnosti neomezené, a v této bezbřehosti vytvořit úspěšný ekonomický systém není jen na vývoji, ale je třeba úzké spolupráce mezi součástmi společnosti systém tvořícími, a partnery a klienty, kteří systém používají. Díky tomu dojde k výběru toho nejdůležitějšího, co produkt posune dále.

Ondřej Jelínek
Autor je vedoucím vývoje Helios Orange ve společnosti Asseco Solutions.

Kalendář akcí
Konference - Semináře - Školení
Časopis IT Systems/Speciál
Aktuální číslo časopisu IT Systems Aktuální číslo časopisu příloha #1
Archív časopisu IT Systems
IT Systems 3 IT Systems 1-2 IT Systems 12 IT Systems 11
Archív časopisu IT Systems Special
Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1